Os números são assustadores: até 80% de todos os projetos para implementar um sistema de gestão de manutenção computadorizado (CMMS) já falharam. Quando pensamos nos custos envolvidos em um projeto de CMMS, essa taxa de falha de 80% é um número difícil de engolir para qualquer empresa.
Mas, seguindo passos simples de um plano de implementação bem pensado, qualquer um pode aproveitar todo o potencial que um CMMS pode trazer para uma organização. A seguir, apresentamos uma introdução aos passos que você pode seguir para garantir que a sua implementação de CMMS seja um sucesso.
1) Definindo o Escopo do seu Projeto
Sair correndo para comprar um pacote de CMMS geralmente leva a uma correria para implementá-lo. Pare e pense antes de comprar. Uma das cinco principais razões para o fracasso na implementação é a escolha errada do CMMS.
Você precisa do CMMS certo para a sua aplicação, e o escopo (o que ele precisa fazer) deve ser definido antes de você escolher o pacote.
O que exatamente você espera que o seu CMMS faça? Quais módulos (funções) são essenciais para o seu negócio agora — equipamentos, manutenção preventiva, etc.? Será que alguns módulos, como o de compras, podem esperar um pouco? Como você vê sua empresa usando o CMMS daqui a dois ou até cinco anos? Você vai precisar conectá-lo (integrá-lo) com outros sistemas ou usar tecnologia móvel (celulares/tablets) no futuro?
2) Conseguindo o Compromisso da Gerência
Muitas vezes, a alta gerência não tem uma concepção clara do que é o CMMS e dos tipos de recursos (dinheiro, tempo, pessoas) iniciais e contínuos que devem ser comprometidos com o projeto.
Além do custo de aquisição do software, existem custos contínuos de manutenção, treinamento, coleta de dados e digitação de dados, só para citar alguns. Certifique-se de que esses custos estejam incluídos na estimativa do projeto, para dar à alta gerência um quadro completo do tempo e do orçamento necessários para o seu projeto. Isso ajudará você a receber o compromisso deles com o projeto inteiro.
3) Planejando seu Projeto
Pense na sua implementação do começo ao fim. Quais são os marcos principais (as entregas-chave)? Determine quem vai implementar o CMMS, quem vai coletar os dados e que tipos de dados eles irão coletar.
Defina um esquema de numeração de peças, um esquema de identificação (ID) dos equipamentos, esquemas de localização e as contas para débito de mão de obra e material. Definam juntos, em equipe, as tabelas de códigos durante a fase de planejamento, como: tipo de ordem de serviço, status da ordem de serviço e códigos de observação de conclusão. Um pouco de planejamento inicial pode reduzir muita confusão lá na frente.
4) Preparando-se para a Mudança
Não presuma (não ache) que todos os seus funcionários receberão o CMMS de braços abertos. Os funcionários podem ver o CMMS como uma ferramenta que irá substituí-los no futuro, e os trabalhadores têm medo de qualquer coisa que possa deixá-los sem emprego.
É importante envolver todos os seus funcionários desde cedo, publicar comunicados informativos sobre a mudança e realizar sessões de perguntas e respostas para obter a opinião dos funcionários. Isso faz com que os trabalhadores se sintam “donos” do projeto e fiquem entusiasmados com a mudança positiva que o CMMS pode trazer.
Que obstáculos seus atuais trabalhadores de manutenção conseguem enxergar em termos de coleta e digitação de dados? Existem certos trabalhadores resistentes à mudança? Um único trabalhador resistente agora pode causar obstáculos desnecessários mais tarde, levando ao fracasso.
5) Treinamento
O CMMS é um aplicativo sofisticado e exigirá treinamento para todos os funcionários que usarão o sistema. Não cometa o erro de subestimar suas necessidades de treinamento.
Será preciso um treinamento inicial do software (dado pelo fornecedor do CMMS) e um treinamento contínuo (ou interno) para seus funcionários. Cada organização implementa o CMMS de uma forma diferente, e seus funcionários precisam de treinamento sobre o uso específico que a sua empresa fará dele.
Treinar os funcionários sobre a forma como sua empresa usa a terminologia (os nomes das coisas) é importante. A distinção entre uma “lâmpada”, uma “luz” e uma “lâmpada fluorescente compacta” pode parecer “procurar pelo em ovo” agora, mas pode levar à confusão e a erros de compra no futuro. À medida que novos funcionários forem contratados, eles também precisarão de treinamento. O momento de realizar o treinamento também é importante.
6) Coleta de Dados
Reunir todos os dados necessários e utilizáveis que seus funcionários precisarão inserir no CMMS costuma ser o maior culpado pelo fracasso de qualquer projeto de implementação.
Coletar eficientemente todos os dados geralmente exige de seis a 12 meses de recursos de mão de obra dedicada (pessoas focadas só nisso).
Determinar quais dados serão coletados (modelo do equipamento, números de série, custo, dados de garantia, manutenção preventiva, procedimentos e frequências, informações de peças, etc.) e como esses dados serão coletados é um componente-chave do seu plano de implementação.
7) Digitação (Entrada) de Dados
Você planejou sua implementação, comprou seu sistema e coletou seus dados. Ter um plano sólido de como inserir os dados no sistema evitará confusão mais tarde.
Inicialmente, há uma quantidade massiva de trabalho necessária para inserir todos os dados que você coletou. Quem fará esse trabalho? Você pode considerar fornecedores externos (terceirizados), usar seus funcionários atuais ou contratar temporários. Felizmente, essa grande quantidade de trabalho só precisa ser feita uma vez.
Em seguida, você precisa determinar o melhor método para inserir as informações do dia a dia que o CMMS irá gerenciar. Um assistente administrativo deve digitar as ordens de serviço concluídas no final do dia, ou cada técnico de manutenção digitará suas próprias ordens de serviço concluídas? Considere cada solução possível para determinar os prós e os contras da sua situação específica.
8) Relatórios e Análises
Ter quatro ou cinco relatórios eficazes e utilizáveis é muito mais produtivo para o seu sistema do que ter centenas de relatórios que ninguém vai acessar. Pense em quem analisará esses relatórios no dia a dia.
Que decisões serão tomadas com base nessas análises? Antes mesmo de configurar seu sistema, descubra o que você precisa que o sistema faça por você. Personalize seus relatórios de acordo. Além disso, garanta que seus relatórios estejam fornecendo as informações de que você precisa para entender as tendências de curto e longo prazo na operação de manutenção.
9) Acompanhamento e Melhoria Contínua
Não use o CMMS apenas como uma ferramenta de manutenção de registros para manter listas de seus ativos (equipamentos) e suas peças. Planilhas podem fazer isso.
Certifique-se de que seus funcionários conheçam todas as funcionalidades de um CMMS e planeje maneiras de melhorar seu uso no futuro. Um CMMS lhe dá a capacidade de olhar para uma quantidade enorme de dados rastreáveis. Alguém está olhando para esses dados?
Como você pode identificar tendências, analisá-las e tomar medidas corretivas? Por exemplo, existem falhas em um equipamento ou peça específica? O CMMS pode ajudá-lo a determinar por que essas falhas estão acontecendo. Você está constantemente monitorando e melhorando sua operação de manutenção?
10) Links e Anexos
Aproveite tudo o que um CMMS tem a oferecer. Alguns sistemas permitem adicionar vários tipos de documentos (Word, PDF, cópia digitalizada, fotos digitais, áudios, vídeos ou links da Web) aos registros.
O “Seu Zé” é o único técnico de manutenção na área que sabe consertar uma máquina específica? O que acontece quando o “Seu Zé” se aposentar? Com os anexos do CMMS, depois de alguns anos, qualquer pessoa pode acessar as informações salvas pelo “Seu Zé” para ver como o reparo pode ser concluído.
A ferramenta de anexo também é útil para anexar versões em PDF de manuais originais, guias de treinamento e outros materiais que só existem em papel e que podem ser facilmente perdidos.
